ERP – Enterprise Resource Planning, giải pháp hoạch định nguồn nhân lực chất lượng rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tại sao có thể khẳng định chắc chắn như vậy? Hệ thống ERP là gì? Tầm quan trọng của ERP system đối với doanh nghiệp là như thế nào? Tìm hiểu những thông tin cơ bản về hệ thống ERP cung cấp dưới bài viết dưới đây của SIA nhé!
Hệ thống ERP là gì?
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay hệ thống ERP là một hệ thống lưu trữ, quản lý toàn bộ thông tin và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP nhằm lập kế hoạch, quản lý các dữ liệu của tổ chức, hợp lý hóa các quy trình và thông tin giữa các phòng ban, giữa các nhân viên với nhau.
Hệ thống ERP là gì? Hệ thống ERP cung cấp khả năng truy cập và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của tổ chức. Thông qua hệ thống ERP, mọi dữ liệu từ các bộ phận được tích hợp vào một cơ sở dữ liệu, giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi khía cạnh của doanh nghiệp qua các bộ ứng dụng và công cụ.
Bản chất của hệ thống ERP là một kho lưu trữ, phân loại thông tin khổng lồ. ERP system cung cấp, cập nhập nguồn thông tin chính xác cho toàn thể nhân viên qua các kênh đa dạng, từ nhiều nguồn lực của doanh nghiệp:
- Tài chính và kế toán
- Nhân sự
- Quản lý quan hệ khách hàng
- Quản lý sản xuất
- Quản lý hàng tồn kho
- Quản lý chuỗi cung ứng
- Điểm bán hàng POS
- Thương mại điện tử
- Kinh doanh thông minh
Các loại module chính trong hệ thống ERP
ERP system tích hợp nhiều module quản lý đa chức năng, đa phòng ban và chia sẻ chung một cơ sở dữ liệu. Mỗi module tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp có thể tùy chọn module phù hợp với quy mô, mục đích, tài chính của mình và hoàn toàn có thể mở rộng quy mô, số lượng module khi cần thiết.
Tài chính và kế toán
Module tài chính và kế toán là xương sống của hầu hết các hệ thống ERP. Module này có chức năng quản lý sổ cái; theo dõi các khoản phải trả, các khoản phải thu và tự động hóa các nhiệm vụ tài chính quan trọng của doanh nghiệp: tạo báo cáo tài chính, khóa sổ hiệu quả, giảm thiểu rủi ro tài chính, …
Quản lý nguồn nhân lực
Hầu hết các ERP system đều hàm chứa module quản lý nguồn nhân lực, cung cấp các khả năng cốt lõi quản trị nhân sự như: chấm công, tính lương. Ngoài ra module này còn cung cấp các tiện ích bổ sung mạnh mẽ từ phân tích lực lượng lao động đến quản lý kinh nghiệm của nhân viên.
Tìm nguồn cung ứng và mua sắm
Module tìm nguồn cung ứng và mua sắm tập trung hóa và tự động hóa việc mua hàng, bao gồm các khâu: báo giá, tạo hợp đồng và phê duyệt. Module giúp doanh nghiệp mua các nguyên vật liệu và dịch vụ để phục vụ sản xuất hàng hóa hợp lý, tránh việc mua quá mức hoặc mua thiếu. Đồng thời, chức năng của module cũng thể hiện ở việc cải thiện các cuộc đàm phán với nhà cung cấp, kết nối liền mạch với người mua thông qua phân tích hỗ trợ với trí tuệ nhân tạo.
Bán hàng
Module bán hàng đảm nhiệm quy trình đặt hàng hiệu quả: quản lý đơn hàng, hợp đồng, thanh toán, quản lý hiệu suất bán hàng, hỗ trợ lực lượng bán hàng. Module theo dõi các thông tin liên lạc với khách hàng (tiềm năng và hiện tại), giúp nhân lực của tổ chức sử dụng thông tin chi tiết, chính xác để tăng cơ hội tiếp cận và bán sản phẩm và tăng doanh số bán hàng.
Sản xuất
Module sản xuất đóng vai trò là thành phần lập kế hoạch và thực hiện chính của hệ thống ERP. Sử dụng module sản xuất giúp doanh nghiệp tinh giản các quy trình sản xuất phức tạp và đảm bảo sản xuất phù hợp với nhu cầu. Các chức năng chính trong module sản xuất: lập kế hoạch yêu cầu vật liệu, lập kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất, quản lý chất lượng, …
Logistics và quản lý chuỗi cung ứng
Module chuỗi cung ứng là một trong những thành phần quan trọng của ERP. Module theo dõi sự di chuyển của hàng hóa, nguyên liệu trong toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp bằng các công cụ quản lý hàng tồn kho, hoạt động lưu kho, vận chuyển và hậu cần, …
R&D và kỹ thuật
Module này cung cấp các công cụ thiết kế và phát triển sản phẩm, quản lý vòng đời sản phẩm, chất lượng sản phẩm. Qua tính năng của module R&D và kỹ thuật trong hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể thuận lợi cải tiến sản phẩm nhanh chóng, tiết kiệm.
Quản lý tài sản doanh nghiệp
Một hệ thống ERP mạnh mẽ có thể tích hợp module quản lý tài sản doanh nghiệp. Module quản lý tài sản doanh nghiệp giúp doanh nghiệp dự đoán bảo trì, lên kế hoạch sử dụng tài sản hiệu quả nhất.
Tầm quan trọng của ERP system đối với doanh nghiệp
Tại sao ERP system lại quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, dù kinh doanh trong lĩnh vực nào? ERP system là cốt lõi của một doanh nghiệp, tích hợp đầy đủ các dòng thông tin liên tục, tự động hóa nhiều khía cạnh trong hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Nâng cao năng suất
Hệ thống ERP thông minh hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp. ERP system nâng cao năng suất làm việc, tận dụng tối đa nguồn lực của doanh nghiệp.
Khả năng tích hợp vượt trội của ERP cải thiện các hoạt động kinh doanh hàng ngày và sự hợp tác, kết nối giữa các phòng ban và giữa các nhân viên trong tổ chức. Các cấp lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp cũng dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động, đưa ra các quyết định kịp thời. Nhờ ERP system, việc truy xuất, tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng, đẩy mạnh hiệu quả làm việc.
Giảm rủi ro
Đội ngũ nhân viên có xu hướng mắc lỗi nhiều hơn, thường xuyên hơn so với hệ thống công nghệ. ERP tối ưu hóa và tự động hóa một số quy trình làm việc trong tổ chức.
Vì vậy, hệ thống ERP hạn chế khả năng khả năng xảy ra sai sót, nhập sai trường dữ liệu gây nên các vấn đề nghiêm trọng cho doanh nghiệp. ERP là phần mềm trợ lý giúp nhân sự công ty theo dõi toàn bộ quá trình kinh doanh. Bên cạnh đó, ERP system còn có khả năng dự đoán và ngăn ngừa rủi ro từ hệ thống dữ liệu lưu trữ trên hệ thống với tính năng bảo mật và phân quyền cao.
Tiết kiệm chi phí
Thay vì sử dụng các phần mềm rời rạc để quản lý doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm bán hàng, … làm thiếu đi tính hệ thống, dễ xảy ra việc chồng chéo thông tin. ERP system cung cấp một chuỗi hệ thống hợp nhất thông qua các module quản lý một lĩnh vực riêng.
Sự thống nhất và liên kết chặt chẽ giữa các module trong hệ thống ERP mang đến luồng thông tin liền mạch, tạo nên những lợi ích về tiết kiệm chi phí, độ chính xác của dữ liệu. Thời gian nhập liệu và sửa chữa những sai sót của con người sẽ được hạn chế tối đa thông qua hệ thống ERP.
Phân tích và báo cáo
Bên cạnh thu thập và lưu trữ thông tin, ERP system còn có khả năng truy vấn dữ liệu và tạo các báo cáo chính xác. ERP loại bỏ lỗ hổng thông tin, đi kèm với chức năng phân tích dự đoán, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định nhanh chóng, sáng suốt, nắm bắt cơ hội.
Cách lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp
Hệ thống ERP mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Các hệ thống ERP tăng vọt về mức độ sử dụng, chúng không chỉ được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tuy nhiên để đảm bảo thành công khi triển khai, doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với tổ chức. Làm thế nào để lựa chọn được hệ thống ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp?
Tiến hành xem xét và phân tích quy trình
Doanh nghiệp trước hết cần xác định được quy trình kinh doanh hiện tại tồn tại những ưu nhược điểm như thế nào, đề ra các mong muốn cải thiện kinh doanh trong tương lai.
Đánh giá sự phù hợp kỹ thuật, chi phí
Triển khai hệ thống ERP cần sự đầu tư và thời gian tích hợp. Sự phù hợp về kỹ thuật giữa quy trình làm việc sẽ tăng khả năng thành công khi triển khai hệ thống. Doanh nghiệp cần đảm bảo nguồn chi phí liên quan đến việc vận hành ERP: chi phí triển khai, nâng cấp phần cứng, bảo trì phần mềm, …
Các hệ thống ERP hiện nay được triển khai theo một số cách như
ERP tại chỗ và ERP lưu trữ trên đám mây. Chi phí của hệ thống ERP phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm, các module được chọn và phương pháp triển khai. ERP dựa trên đám mây có chi phí thấp hơn ERP tại chỗ vì không cần mua phần cứng – và không cần thuê các chuyên gia công nghệ thông tin nội bộ đắt tiền. Nhà cung cấp xử lý việc bảo trì và tính phí thuê bao hàng năm hoặc hàng tháng của khách hàng, thường dựa trên số lượng người dùng.
Xây dựng kế hoạch triển khai thực tế
Xây dựng kế hoạch là điều cần thiết đảm bảo hệ thống ERP tích hợp đầy đủ các chức năng, phù hợp với mức ngân sách và nguồn lực hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
Tham khảo nhiều nhà cung cấp ERP
Có nhiều giải pháp ERP với tính năng và giá thành khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét các lựa chọn để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu kinh doanh và các nguồn lợi thế cạnh tranh của mình. Đồng thời, tìm kiếm các nguồn tư vấn ERP độc lập để xác thực những thông tin cung cấp từ các đại diện bán phần mềm.
Tóm lại, hệ thống ERP cung cấp cái nhìn tổng thể về dữ liệu giúp công ty có cái nhìn sâu sắc và khả năng chủ động đối phó với những thử thách. Ngoài ra, ERP system giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi mối quan hệ với khách hàng, tự động hóa quy trình kinh doanh. Mỗi một hệ thống ERP từ các nhà cung cấp khác nhau sẽ có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Việc áp dụng hệ thống ERP vào hoạt động kinh doanh là điều cần thiết của mỗi doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số hiện nay. Tìm hiểu nhiều hơn về hệ thống, giải pháp ERP tại sia.vn nhé!
