Nguồn lực của mỗi doanh nghiệp là hữu hạn. Việc sắp xếp phân bố nguồn lực là vấn đề quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của một doanh doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chính xác nhất về ERP: khái niệm, chức năng chính, lợi ích, tính phù hợp của phần mềm ERP.
ERP là gì?
ERP là từ viết tắt của cụm Enterprise Resource Planning, hay hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP là một giải pháp mềm thông minh cho doanh nghiệp để lập kế hoạch và quản lý dữ liệu của công ty, cung cấp khả năng truy cập và tối ưu hóa cho các bộ phần của doanh nghiệp.
EPR hợp lý hóa đáng kể các hoạt động của tổ chức, tối ưu các quy trình làm việc trong một hệ thống toàn diện: kế toán, quản lý tài chính, quản lý bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng, quản trị rủi ro, quản lý dự án, quản lý chi tiêu, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý tài sản, quản trị nhân sự, … Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý tập trung và liên kết chặt chẽ hoạt động của các bộ phận trong tổ chức, giúp việc luân chuyển thông tin nhanh – chính xác giữa các bộ phận.
Phần mềm ERP được áp dụng trong mọi lĩnh vực kinh doanh. ERP là một hệ thống linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh phù hợp với một ngành cụ thể: giáo dục, bán lẻ, dịch vụ, sản xuất, phân phối, chăm sóc sức khỏe, công nghệ, ….
Các chức năng chính của phần mềm ERP
ERP được biết đến là phần mềm quản lý doanh nghiệp. Hệ thống ERP hướng đến mục tiêu quản lý các nguồn nhân lực khác nhau trong doanh nghiệp. Phần mềm ERP đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả qua quá trình:
- Thu thập dữ liệu
- Lưu trữ dữ liệu làm nguồn tham khảo trong tương lai
- Quản lý, sắp xếp thông tin để dễ dàng truy cập
- Phân tích dữ liệu cho doanh nghiệp sử dụng
Hướng đến những mục tiêu cụ thể, chức năng chính của phần mềm ERP là:
Quản lý tài chính, kế toán
ERP cho phép doanh nghiệp nắm rõ được tình trạng tài chính hiện tại và triển vọng trong tương lai qua việc theo dõi các khoản phải thu, các khoản phải trả và quản lý, lưu trữ các tài liệu tài chính quan trọng (bảng cân đối kế toán, biên lai thanh toán, báo cáo thuế, …).
Phần mềm quản lý tài chính trong ERP có thể tự động hóa các công việc liên quan đến xuất hóa đơn, thanh toán cho nhà cung cấp, quản lý tiền mặt giúp bộ phận kế toán hoàn thành công việc kịp thời, chính xác. Từ nguồn dữ liệu thu thập và lưu trữ được, phần mềm ERP giúp doanh nghiệp lập ngân sách, đưa ra các dự báo tài chính.
Quản lý chuỗi cung ứng
Phần mềm ERP hỗ trợ doanh nghiệp đảm bảo các nguyên vật liệu cần cho sản xuất, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp. ERP có thể tự động hóa yêu cầu báo giá, theo dõi và phân tích các báo giá đi kèm, tự động cập nhập mức tồn kho khi đơn đặt hàng đến.
Qua đó, doanh nghiệp có khả năng can thiệp khi có vấn đề xảy ra. Thay thì chờ đợi thì doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc mua hàng, báo cho khách hàng khi đơn hàng đang được xử lý và vận chuyển.
Quản lý hàng tồn kho
Qua việc theo dõi số lượng và vị trí mặt hàng, phần mềm ERP kiểm soát hàng tồn kho, giảm đáng kể nhu cầu theo dõi hàng tồn kho một cách thủ công. Tích hợp với công cụ mua sắm, ERP cung cấp một cái nhìn bao quát, toàn diện cho doanh nghiệp không chỉ số hàng hiện tại trong kho mà còn cả hàng tồn kho sắp đến.
ERP trở thành công cụ hữu ích cho nhiều nhà sản xuất khi việc theo dõi hàng tồn kho trở nên đơn giản hơn, quản lý được chi phí hàng tồn kho, ngăn chặn tình trạng hết hàng hoặc trễ hàng. Từ đó, doanh nghiệp có những quyết định thông minh để nâng cao dịch vụ khách hàng, gia tăng lợi nhuận qua việc tăng giảm lượng hàng tồn kho, cân nhắc xu hướng bán hàng trong tương lai.
Quản trị nhân sự
Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp sử dụng linh hoạt dữ liệu công ty để quản lý nhân viên hiệu quả hơn. ERP xử lý tốt các nhiệm vụ liên quan đến quản trị nhân sự như chấm công, trả lương, phúc lợi, đo lường hiệu suất làm việc, …
ERP giúp bạn quản lý, tận dụng nguồn nhân lực hiệu quả. Cụ thể, phần mềm ERP sẽ tự động hóa các khoản thanh toán, các khoản khấu trừ, … giúp việc trả lương nhân viên chính xác, nhanh chóng. Thông qua các thống kê, đo lường, doanh nghiệp có thể xem xét và đánh giá những nhân viên chăm chỉ để khen thưởng động viên hoặc phát hiện kịp thời những vấn đề tồn đọng về nhân sự.
Quản lý quan hệ khách hàng
Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải chú ý đến việc xây dựng và duy trì quan hệ với khách hàng. Phần mềm ERP lưu trữ các dữ liệu liên quan đến khách hàng (khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại), cung cấp cho nhân viên những hiểu biết sâu sắc về khách hàng, cải thiện chất lượng phục vụ, bán hàng và tiếp thị.
Phần mềm hoạch định nguồn nhân lực giúp bạn kiểm tra mối quan hệ khách hàng hiệu quả, theo dõi và phát triển mối quan hệ chặt chẽ giữa khách hàng và doanh nghiệp.
Phần mềm ERP mang đến chức năng trong nhiều lĩnh vực khác nhau trong doanh nghiệp. ERP thỏa mãn nhu cầu truyền đạt thông tin đến nhiều bộ phận.
ERP được cập nhập và theo dõi liên tục theo thời gian, đảm bảo từng bộ phận thích hợp có thể truy cập được thông tin cần thiết. Phần mềm này cũng có thể chuyển giao thông tin giữa các phòng ban hoặc giữa các bên liên quan bên ngoài. Tệp dữ liệu trong ERP giúp cán bộ nhân viên và các bên liên quan bám sát năng lực hoạt động, khả năng tạo ra doanh thu của doanh nghiệp.
Lợi ích của phần mềm ERP
Hệ thống ERP – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là yếu tố quan trọng tạo nên thành công của doanh nghiệp. Lợi ích của phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp rất đáng giá.
Tăng cường hiệu quả kinh doanh
ERP cần sự đầu tư và thời gian tích hợp. Phần mềm ERP tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp qua việc áp dụng công nghệ trong kinh doanh. ERP tối ưu hóa và tự động hóa một số quy trình làm việc trong tổ chức.
Đội ngũ nhân viên có xu hướng mắc lỗi nhiều hơn, thường xuyên hơn so với hệ thống công nghệ. Phần mềm ERP loại bỏ khả năng xảy ra sai sót và cung cấp dữ liệu không chính xác gây nên các vấn đề nghiêm trọng cho doanh nghiệp. ERP là phần mềm trợ lý giúp nhân sự công ty theo dõi toàn bộ quá trình kinh doanh.
Cải thiện kết nối, cộng tác
Để hoạt động hiệu quả, sự kết nối và cộng tác giữa các phòng ban, giữa các nhân viên trong công ty là điều quan trọng. Phần mềm ERP duy trì sự liền mạch trong việc chia sẻ thông tin, kết nối các nhóm, cải thiện giao tiếp và sự tham gia của nhân viên.
Bên cạnh đó, ERP cập nhập dữ liệu liên tục theo thời gian hạn chế được sai sót giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức, giúp quy trình làm việc chính xác và tinh giản hơn, nâng cao lợi ích kinh doanh.
Tích hợp dữ liệu
Triển khai phần mềm ERP nhằm mục đích chính là thu thập, quản lý và duy trì tất cả thông tin bên trong công ty: các dự án kinh doanh, dữ liệu nhân viên, … Phần mềm ERP là một hệ thống thống nhất, đa phân hệ, tích hợp thành một kiến trúc tổng thể giúp các hoạt động khác nhau trong tổ chức liên kết chặt chẽ, tăng tốc độ xử lý dữ liệu và đẩy mạnh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Phần mềm ERP đảm bảo an toàn cho dữ liệu, hiển thị nó ở một nơi duy nhất. Vì vậy việc tìm kiếm, sử dụng dữ liệu trên phần mềm ERP rất dễ dàng.
Tính di động
Phần mềm ERP không chỉ có sẵn dưới dạng giải pháp tại chỗ, chúng phổ biến hơn khi bạn có thể dễ dàng truy cập ở bất cứ đâu, trên bất cứ thiết bị nào chỉ cần có kết nối internet. ERP lưu trữ trên đám mây giảm tải gánh nặng cho nhân viên IT, bảo mật dữ liệu chuyên dụng, cho phép linh hoạt truy cập.
Tiết kiệm chi phí kinh doanh
Phần mềm ERP hạn chế những sai sót trong công việc, giúp giảm chi phí và tối ưu hóa ngân sách. ERP có thể thay thế nguồn nhân lực trong một số trường hợp nhất định.
Trong tương lai, phần mềm ERP tiên tiến hơn, thông minh hơn giúp doanh nghiệp dự đoán các khoản chi tiêu không cần thiết. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí kinh doanh khi triển khai hệ thống ERP.
Phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?
Phần mềm ERP mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Các hệ thống ERP tăng vọt về mức độ sử dụng, chúng không chỉ được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp lớn sử dụng mà còn dành cho số lượng lớn các công ty vừa và nhỏ.
ERP tối đa hóa nguồn lực, tiết kiệm thời gian và chi phí, thúc đẩy kinh doanh. Tính hữu dụng của phần mềm ERP tạo nên lợi ích cho nhiều ngành, nhiều lĩnh vực kinh doanh. Một số ngành hưởng lợi hàng đầu khi triển khai phần mềm ERP là: ô tô, sản phẩm tiêu dùng, thực phẩm, công nghệ, sản xuất công nghiệp, …
Ứng dụng phần mềm ERP trong kinh doanh là xu thế tất yếu của các doanh nghiệp hiện nay. Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên triển khai phần mềm ERP để nâng cao năng lực cạnh tranh:
- Doanh nghiệp sử dụng quá nhiều các phần mềm riêng lẻ: phần mềm chấm công, phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, … Các phần mềm này thường thiếu tính liên kết, gây ra hiện tượng chồng chéo khi xử lý dữ liệu. Phần mềm ERP tích hợp các phần mềm của doanh nghiệp, xây dựng và khai thác dựa trên tệp dữ liệu được phân quyền rõ ràng.
- Doanh nghiệp mất quá nhiều thời gian tổng hợp thông tin, báo cáo: Việc đưa ra quyết định kinh doanh chịu tác động lớn từ tốc độ tìm kiếm, xử lý thông tin. Phần mềm ERP xây dựng bức tranh tổng quát về hoạt động kinh doanh, giúp bạn đưa ra quyết định kịp thời.
Theo hướng phát triển của thời đại, sự đổi mới và khám phá công nghệ hướng tới tự động hóa là điều cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp dù ở bất kỳ lĩnh vực nào, quy mô nào. Phần mềm ERP là một công cụ phù hợp giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động phát triển và bền vững. Theo dõi … để cập nhập những giải pháp, phần mềm công nghệ tân tiến nhất.
