Theo Investopedia, dự án ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được xem như công cụ kết nối các hệ thống máy tính khác nhau cho tổ chức. Hay nói cách khác một hệ thống ERP cho phép các dữ liệu được truy cập thông qua một vị trí trung tâm. Từ đó tạo được sự thống nhất, đồng bộ hóa thông tin của toàn doanh nghiệp. Vậy quy trình triển khai dự án ERP hiệu quả cho doanh nghiệp như thế nào ? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của SIA nhé !
Dự án ERP là gì?
ERP là gì ?
Trước khi tìm hiểu quy trình triển khai dự án ERP là gì chúng ta cần hiểu rõ được ERP là gì. Mô hình ERP viết tắt của Enterprise Resource Planning là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tích hợp nhiều module chức năng để vận hành cho một doanh nghiệp, phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, nhân sự, tài chính-kế toán,…
Từ đó sẽ giúp các nhà quản trị có thể lên kế hoạch, quản lý với các nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất, kết nối thông tin giữa các phòng ban trong công ty để tạo nên một hệ thống chặt chẽ, thống nhất. Trong đó:
- Enterprise: Doanh nghiệp
- Resource: Tài nguyên
- Planning: Hoạch định
ERP phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp từ nhỏ, vừa đến lớn trong các lĩnh vực khác nhau như: xây dựng, tài chính, kế toán, giao thông vận tải, hàng không. Bạn có thể tưởng tượng ERP là một dự án khổng lồ, đa dạng về các chức năng như con người, tài chính, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng,…
Dự án ERP là gì ?
Dự án ERP là tập hợp các hoạt động liên quan như tư vấn, khảo sát, thiết kế phần mềm, triển khai và vận hành hệ thống ERP tại các phòng ban, hệ thống phân phối và chi nhánh khác nhau của doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể và rõ ràng trong một khoảng thời gian nhất định đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Những khó khăn gặp phải khi các doanh nghiệp triển khai dự án ERP ?
Có thể thấy ERP được xem như một giải pháp hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất được ứng dụng trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, việc triển khai thành công dự án ERP không phải là một điều đơn giản. Cùng chúng tôi điểm qua một số khó khăn hay gặp phải khi các doanh nghiệp triển khai dự án ERP
-
Chưa có sự thống nhất trong đội ngũ nhân sự
Trên thực tế, việc lãnh đạo và nhân viên thống nhất được quan điểm khi triển khai dự án ERP là điều vô cùng quan trọng. Đưa ra ý tưởng sử dụng phần mềm ERP mới không khó, việc thuyết phục mọi người trong doanh nghiệp sử dụng phần mềm mới là thử thách lớn. Một số người sẽ cho rằng phần mềm ERP mới không hiệu quả như cái cũ hoặc tâm thế lười thay đổi không muốn đổi mới của một số cá nhân, bộ phận.
Điều này dẫn đến tình trạng mâu thuẫn giữa những bộ phận, cá nhân bất đồng ý kiến, gây cản trở tiến trình và hiệu quả của dự án. Bởi vậy, điểm mấu chốt ở đây là người quản trị doanh nghiệp và nhân viên phải có tiếng nói chung để có thể triển khai dự án ERP một cách thuận lợi, hiệu quả nhất.
-
Lựa chọn sai nhà cung cấp hệ thống ERP
Hiện nay trên thị trường những nhà cung cấp hệ thống ERP mọc lên ngày càng nhiều với nhiều chiêu trò marketing, quảng cáo khiến các nhà quản trị hoang mang không biết “đâu mới là nhà cung cấp uy tín, chất lượng nhất”.
Để giải quyết được vấn đề này trước hết phải đánh giá chi tiết những thách thức trong hoạt động kinh doanh của công ty. Sau đó, đưa ra yêu cầu này xem liệu nhà cung cấp ERP có thể đáp ứng được không. Nên lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín trong ngành, đã từng triển khai nhiều dự án thành công trước đó. Ngoài ra, việc tìm hiểu kỹ lưỡng thông tin về nhà cung cấp ERP cũng là một việc quan trọng cần làm để biết rằng mục tiêu kinh doanh của bạn có đồng nhất với hướng phát triển phần mềm ERP của họ hay không.
-
Thiếu ngân sách
Chi phí là điều bạn cần quan tâm trước khi lựa chọn phần mềm ERP nhất là đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ có nguồn ngân sách chưa đủ lớn. Cần tìm hiểu kỹ về các chi phí cố định, chi phí đào tạo, mua thêm dung lượng,.. Bên cạnh đó trong các trường hợp sửa đổi, bổ sung thì các khoản phí được tính như thế nào. Điều này giúp hạn chế tình trạng các chủ doanh nghiệp “ngã ngửa” khi bên cung ứng thông báo các loại chi phí phát sinh.
-
Nhân sự chưa được đào tạo bài bản về hệ thống
Dự án ERP triển khai thành công hay không cốt lõi nằm ở đội ngũ nhân sự chịu trách nhiệm vận hành, sử dụng nó. Do đó, một trong những thách thức chính mà công ty phải đối mặt khi thực hiện dự án ERP là phải bảo đảm nhân sự được đào tạo cho đến khi thành thạo các chức năng của hệ thống.
-
Thiếu sự liên kết giữa doanh nghiệp và đơn vị cung ứng
Trong quá trình triển khai ERP sẽ có nhiều vấn đề phát sinh và thay đổi nghiệp vụ đòi hỏi hai bên phải thông báo cho nhau một cách chính xác, kịp thời để hai bên cùng biết. Vì nếu nhà cung cấp ERP không thực sự hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, có thể dẫn đến việc tư vấn sai cho khách hàng và thiết kế cấu hình ERP không phù hợp với mô hình kinh doanh. Cũng có thể do nhà quản trị doanh nghiệp không hoàn toàn tin tưởng vào nhà cung cấp và không muốn tiết lộ “bí mật kinh doanh”, dẫn đến thông tin về mô hình hoạt động của doanh nghiệp không đầy đủ. Điều này cũng dẫn đến hệ thống ERP không hoàn hảo, không thể tương thích hoàn toàn với nhu cầu kinh doanh. Vì vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp nên tin tưởng tuyệt đối vào nhà cung cấp giải pháp ERP mà mình đã chọn.
Quy trình triển khai dự án ERP mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp ?
Như bất kỳ một dự án nào khác, triển khai dự án ERP cũng có những giai đoạn khác nhau. Mỗi giai đoạn sẽ thực hiện một nhiệm vụ chính và được sắp xếp theo một thứ tự logic. Quy trình triển khai dự án ERP mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp gồm 6 bước chính:
-
Lựa chọn sơ bộ – Pre-selection Screening
Trên thị trường có hàng trăm hàng nghìn nhà cung cấp ERP với quy mô, loại hình khác nhau, hội tụ đủ tất cả những yếu tố giúp giải quyết khó khăn mà doanh nghiệp bạn đang gặp phải. Việc phân tích, đánh giá sơ bộ tất cả các giải pháp ERP trước khi đưa ra quyết định là điều cần thiết mà các nhà quản trị doanh nghiệp cần thực hiện.
Thực hiện công đoạn này sẽ giúp công ty loại bỏ những giải pháp ERP không phù hợp với quy trình kinh doanh của mình. Tập trung xem xét những mô hình ERP tốt nhất thông qua việc đọc tài liệu sản phẩm từ nhà cung cấp hay nhờ sự trợ giúp của chuyên gia tư vấn.
-
Đánh giá giải pháp
Quy trình đánh giá, lựa chọn là một trong những bước quan trọng của quá trình triển khai ERP bởi giải pháp được chọn quyết định sự thành bại của toàn dự án. Bởi lẽ các hệ thống ERP đòi hỏi sự đầu tư chi phí, nguồn nhân lực rất lớn, việc chuyển đổi sang một giải pháp mới không phải là điều dễ dàng.
Keyword quan trọng khi tiến hành đánh giá giải pháp đó là không có giải pháp nào là hoàn toàn đúng đắn. Mục tiêu của việc lựa chọn không phải tìm ra một giải pháp toàn năng có thể đáp ứng mọi nhu cầu của công ty mà là tìm ra một giải pháp đủ linh hoạt để đáp ứng chúng. Để làm được điều đó, khi đánh giá các giải pháp chúng ta cần chú ý đến những yếu tố sau:
– Các tính năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty
– Mức độ tích hợp giữa các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP
– Tính linh hoạt và khả năng thích ứng
– Dễ sử dụng, thân thiện với người dùng.
– Triển khai nhanh chóng: thời gian thực hiện ngắn đồng nghĩa với việc rủi ro dự án thấp và cơ hội thành công cao
– Khả năng hỗ trợ lập kế hoạch và kiểm soát đa chiều
– Khả năng kỹ thuật máy khách / máy chủ, độc lập cơ sở dữ liệu, bảo mật
– Có khả năng nâng cấp thường xuyên
– Số lượng yêu cầu sửa đổi hệ thống
– Cơ sở hạ tầng CNTT
– Vị trí tham khảo
-
Lập kế hoạch chi tiết dự án ERP
Sau khi đã lựa chọn được giải pháp ERP phù hợp thì cần tiến hành lập kế hoạch chi tiết cho dự án. Ở bước này, các nhà quản trị kết hợp với nhà cung ứng sẽ phải vạch ra một lộ trình cụ thể bao gồm từng công đoạn, công việc, nhân sự, chi phí ngân sách bỏ ra,…Kế hoạch được vạch ra càng rõ ràng, chi tiết thì khả năng triển khai thành công dự án ERP càng cao.
-
Đào tạo đội ngũ triển khai
Một khảo sát thực tế cho thấy 56% nguyên nhân gây gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp sau khi triển khai dự án ERP nằm ở khâu đào tạo nhân lực. Do đó quá trình đào tạo đội ngũ nhân viên trực tiếp tham gia vào dự án là vô cùng quan trọng. Một số nhà cung cấp hiện nay đã cung cấp các khóa học bổ trợ, đào tạo người dùng thông quá các lớp học trực tuyến. Phí đào tạo sẽ được tính kèm trong chi phí khi mua phần mềm hoặc chi phí bổ sung.
-
Khởi động, triển khai ERP
Trong quá trình này, việc bắt đầu và triển khai một dự án ERP là giai đoạn dài nhất và quan trọng nhất. Theo kế hoạch đã đặt ra, nhà cung cấp sẽ tiến hành thiết lập và chỉnh sửa các đặc điểm, hoạt động của tất cả các bộ phận và liên kết chúng lại với nhau thành một khối dữ liệu thống nhất. Ngoài ra, những người tham gia trực tiếp về phía khách hàng sẽ được đào tạo về cách sử dụng nó cho tất cả nhân viên của công ty.
-
Kiểm tra, thử nghiệm
Khi tất cả các dự án được hoàn thành theo kế hoạch, ban quản lý sẽ tiến hành nghiệm thu dự án ERP. Thông thường, một dự án được đánh giá thành công khi khi đáp ứng đủ các yêu cầu, nghiệp vụ khách hàng đưa ra, hệ thống vận hành thuận lợi, không bị gián đoạn,..
-
Hỗ trợ vận hành hệ thống trong quá trình sử dụng
Khi sản phẩm phần mềm cung cấp cho khách hàng gặp sự cố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh thì bên cung cấp có trách nhiệm tiến hành bảo hành sản phẩm. Bồi thường, khắc phục những thiệt hại do hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về quy trình và những khó khăn khi doanh nghiệp tiến hành triển khai dự án ERP.Theo dõi website sia.vn để cập nhật nhiều thông tin bổ ích hơn nữa nhé !
